Матрица сценариев помогает понять свою текущую ситуацию, выбрать режим и не возвращаться к папке хаотично.
Сценарий показывает, в какой ситуации вы находитесь.
Режим показывает, что делать сейчас.
Ритм показывает, когда вернуться к следующей проверке.
Сначала проверьте срочность
До выбора сценария ответьте на один вопрос:
Времени резко мало или до подтверждённого срока осталось 7 дней и меньше?
Если да — сразу используйте Режим 4 — Внезапно. Не начинайте со спокойной базовой сборки и не пытайтесь заполнить всю систему.
Если срочности нет, но есть подтверждённая дата или понятное окно и до срока обычно осталось 8–60 дней — используйте Режим 3 — Вероятный срок. Если подтверждённого близкого срока нет — выберите свой сценарий S5, S3 или S1 ниже.
Как пользоваться Матрицей
- Проверьте срочность. Если времени резко мало или до подтверждённого срока осталось 7 дней и меньше — используйте Режим 4.
- Если Режим 4 не нужен, проверьте срок: подтверждённая дата или понятное окно, обычно 8–60 дней → Режим 3; подтверждённого близкого срока нет → выберите сценарий S5, S3 или S1 и используйте Режим 2.
- Проверьте состояние базы. Если она не собрана и выбран не Режим 4, добавьте минимальную сборку Режима 1 как первый шаг.
- Если есть перевод или переезд, добавьте проверку ST поверх выбранного режима.
- Откройте страницу своего основного режима и сделайте только ближайшее действие.
- Зафиксируйте текущее состояние в Реестре. Если произошло реальное изменение, добавьте новую строку в Журнал и обновите Реестр, если изменение затронуло текущее состояние.
- Назначьте следующую проверку.
Сценарии
| Сценарий | Что это значит | Основной режим | Ритм или ближайшее действие | Когда переключаться |
|---|---|---|---|---|
| S5 — дата неясна или далеко | Подтверждённого близкого срока нет. Ситуация может долго не меняться. | Режим 2 — Поддержание | Возвращаться к системе раз в полгода и вне графика после реальных изменений. | Если ориентир стал примерно 1–3 года — перейти в S3. Если времени резко мало — в Режим 4. |
| S3 — вероятно 1–3 года | Изменение реалистично в горизонте одного-трёх лет, но подтверждённой близкой даты нет. | Режим 2 — Поддержание | Проверять систему раз в полгода и после значимых изменений. | Если ориентир приблизился примерно к одному году — перейти в S1. |
| S1 — примерно один год | Изменение стало заметно ближе, но подтверждённой даты или понятного окна в пределах 8–60 дней ещё нет. | Режим 2 — Поддержание | Проверять систему раз в квартал и после значимых изменений. | Если появилась подтверждённая дата или понятное окно и до срока обычно осталось 8–60 дней — перейти в Режим 3. |
| SN — времени резко мало | Времени резко мало или до подтверждённого срока осталось 7 дней и меньше. | Режим 4 — Внезапно | Сразу сохранить доступ к главному, зафиксировать известное, выбрать ближайшее действие и записать результат. | После стабилизации: если есть подтверждённая дата или понятное окно и до срока обычно осталось 8–60 дней — Режим 3; если подтверждённого близкого срока нет — Режим 2. |
| ST — перевод или переезд | Изменились место, контакты, маршруты, порядок доступа или хранения. | Текущий режим + проверка ST | Проверить расположение папки, доступную часть материалов, контакты и маршруты; обновить текущее состояние в Реестре, а при реальном изменении добавить новую строку в Журнал. | После завершения перемещения продолжить работу в основном режиме. |
Если базовый порядок ещё не создан
Режим 1 — это не отдельный временной сценарий. Это минимальная начальная сборка, которая добавляется к выбранному режиму, если:
- неизвестно, где находятся основные оригиналы;
- нет рабочего Реестра документов;
- не определено, где находятся разрешённые бумажные копии и разрешённые цифровые сканы;
- основные пробелы хранятся только в памяти;
- основные известные контакты и маршруты ещё не записаны.
Если базовый порядок ещё не создан и выбран Режим 2 или Режим 3, добавьте минимальную сборку Режима 1 — База как первый шаг, не меняя основной режим. После минимальной сборки продолжайте работу по выбранному режиму.
Если уже выбран Режим 4 — Внезапно, не переключайтесь в спокойный Режим 1. Сначала сохраните только доступное главное и выполните срочные действия.
Что важно не перепутать
- S5, S3 и S1 определяют прежде всего ритм проверок в Режиме 2.
- SN используется не из-за тревоги или слухов, а когда времени действительно резко мало.
- ST не является пятым режимом. Это дополнительная проверка поверх текущего режима.
- Режим 1 создаёт основу, но не отменяет Режим 3 или Режим 4.
- При изменении ситуации сценарий и режим можно сменить.
Куда дальше
- Старт здесь — выбрать режим за 60 секунд.
- Режим 1 — База — создать минимальную рабочую основу.
- Режим 2 — Поддержание — возвращаться к системе по выбранному ритму.
- Режим 3 — Вероятный срок — когда подтверждённый срок обычно составляет от 8 до 60 дней.
- Режим 4 — Внезапно — когда времени резко мало или до подтверждённого срока осталось 7 дней и меньше.
- Скачать и распечатать — получить Карту, минимальный набор, Реестр и Журнал.
Частые ошибки
- Сначала оценивать состояние папки, не проверив срочность.
- Выбирать Режим 4 только из-за тревоги или неподтверждённых предположений.
- Пытаться угадать точную дату вместо выбора рабочего режима.
- Не менять сценарий, когда ситуация стала ближе или, наоборот, стабилизировалась.
- Считать перевод или переезд отдельным режимом.
- Делать все режимы и материалы одновременно.
- Не назначать дату следующей проверки.
Важно
Материал носит информационный характер. Это не юридическая и не финансовая консультация.
Перед применением проверяйте актуальные требования по официальным источникам и в уполномоченных подразделениях. Не копируйте, не фотографируйте, не пересылайте и не храните материалы, для которых установлен служебный, режимный или иной специальный порядок, без проверки допустимости; при сомнении уточняйте порядок в уполномоченном подразделении.